POLOSOFT.CRM Yazılımının Özellikleri

 

POLOSOFT.CRM Yazılımı, bir Firmanın satış ve satış sonrası ile ilgili müşterilerinden gelen istek ve şikayetlerin kayıt edildiği ve gelen mesajların, firma içinde yetkililere yönlendirildiği ve Çağrı’ nın süreç içindeki durumunun kayıt edildiği ve Raporlarının alınabildiği bir yazılımdır.

​

Modüller:

 

KONTAK - ÇAĞRI MODÜLÜ

 

Müşterilerden gelen istek ve şikayetlerin kayıt edildiği modüldür. Arayan yeni veya eski müşteri veya potansiyel müşteriler, kişi-kurum bilgileri ile kayıt edilir. Müşteri girişi, çağrının kayıt tarih ve saati ile hangi kullanıcının (görevlinin) kayıt ettiği, Müşterinin istek ve şikayetleri girilerek kayıt  edilir. Bu kayıtlar sırasında müşterinin isteklerine göre hazır şikayet veya istek şablonları kullanılabilir. İstekler ilgili departmanlara yönlendirilebilir. Müşterinin daha önce sisteme girilmiş olan istek ve şikayetleri görülebilir. Müşteri girilirken, Müşteri, Adı, firması, ürününün plaka, seri-no gibi bilgilerinden veya ürününün marka ve model bilgilerinden arama yapılarak müşterinin sistemdeki var olabilecek her türlü bilgisinden biri ile erişim sağlanabilmektedir. Müşteri kayıtlı değilse Yeni müşteri bilgileri girilebilmektedir.

 

Çağrıyı kayıt eden görevli personel, çağrıya verdiği cevapları kaydeder. Firmada yönlendirilecek görevli kullanıcılara yönlendirebilir. Yönlendirme süreleri ve seviyeleri seçilebilir. Yönlendirilen mesaja diğer kullanıcıların verdikleri cevaplar ve cevap tarih va saatleri çağrı ana kaydında her zaman görülebilmektedir ve Çağrının Cevaplama Süresi, Şirketin Çağrılara verdiği performans izlenebilmektedir.

 

Çağrının kapatılması için yetkili görevlilerden birinin işlemin tamamlandığını gösteren Çağrı Kapatılmıştır işaretini koyması yeterlidir. Çağrının kapatılması için geçen toplam süre gün ve saat olarak kapatılan çağrı kaydına eklenmektedir ve kullanıcılar tarafından görülebilmektedir. Devam Eden İşler, Kapatılan Çağrılar, Açık Çağrılar, işin şirket içinde kimde olduğu bilgisi ile Müşteri İlişkileri Yönetimi sağlanmaktadır.

 

Bu süreçlerin tümü ile şirketi kimler neden ne zaman aradığı, kimlere ne cevap verildiği kayıt altına alındığından Şirketin yıllar içinde geçmiş bütün Hafızası kayıt altına alındığından, bilgiler kaybolmaz. Şirketin Hafızası şirketten ayrılan personellerden etkilenmez. Şirkette yeni işe başlayan Personel, geçmişi izler ve bilir. Böylece şirketin hafızası devam eder, personellere bağımlılıktan kurtulmuş olur.

 

ÜRÜN YÖNETİMİ

Firmanın satışını yaptığı ürün listesi, örneğin; Araç, Klima, Beyaz Eşya vs... gibi adları, sayıları, plaka, seri-no gibi bilgileri, Marka, Model, Model Yılı, Plaka, Ruhsat Sahibi, Satış Tarihi, Seri-No, Renk, ürün Ana Grubu, Grubu, Alt Grubu gibi bilgiler ile fiyatları sisteme girilir. Böylece Satış yönetiminde müşterilere ürün bilgileri hakkında hızlıca bilgilendirme yapılır.

 

MÜŞTERİ YÖNETİMİ

Müşteri Bilgileri, Potansiyel Müşteriler, Sıcak Kontaklar gibi bütün müşteri bilgileri segmente edilerek kayıt edilir. Müşterinin Adı, Soyadı, Kurum/Firma Adı, Adresi, İş/Ev Tel, Fax, GSM, E-Mail, VD, VN, Kimlik bilgileri ile Mesleği, Statüsü gibi bilgileri girilebilmektedir. Bu bilgilerden Raporlama yapılarak, müşteri türleri adetleri ve dağılımı yapılarak, şirketin müşteri ve potansiyel müşterilerinin sınıflandırması görülerek analiz edilebilmektedir.

 

SATIŞ GÜCÜ YÖNETİMİ

Satış personeli ve Satıcıların Faaliyetleri, Müşteri Görüşmeleri, Müşteri Görüşmeleri İş Planlaması, Ajandalar, Randevular, Görüşmelerin akıbeti sonuçları, verilen teklifler, teklif revizyonları, müşteri ile kaç defa kimlerin görüştüğü, müşterinin istekleri, teklif sonuçları, Satışa Dönüşen temaslar veya Kayıp Satışlar ve Nedenleri kayıt edilerek, şirketin satış etkinliklerinin neler olduğu ve performansının değerlendirilmesi yapılabilmektedir.

 

Satış Gücü yönetiminde, Kampanyalar, Mailing, SMS, Reklamlar, Etkinlikler, İlişkiler ve Fırsatlara dair modüller ile sistemin yönetilmesi sağlanmaktadır. Satış Pazarlama etkinliklerinin tümü kayıt altına alındığından, Satış ekibinden ayrılanlar olsa bile, çalışanların kimlerle temas kurduğu, kimlere ne teklifler sunulduğu, kayıp satışlar, potansiyel müşterilere ait bilgilerin tarihçesi ve şirket hafızası kayıt altında kalarak, sürekli bu bilgilerin kullanılması sağlanmaktadır.

Ayrıca;

Reklam Planlama ve Bütçeleri

Etkinlik Planlama

İlişkiler, Sosyal Çevre

Fırsatlar, Yeni Ürünler, Rakip Ürünler modülleleri ile satış gücünün iyi organize edilmesi ve geliştirilmesi sağlanmaktadır.

 

KAMPANYA YÖNETİMİ

Satışı yapılan ürünler için yapılması düşünülen kampanyalar için kayıt açılır, kampanyaya girecek ürünler, indirimler, kampanya süresi, ürünler ile birlikte verilecek promosyonlar seçilerek, satış sırsında kampanya süresi boyunca fiyatlar, satışlar kayıt edilir ve kampanyanın başarım raporları alınarak analiz edilir.

 

SERVİS YÖNETİMİ

Şirketin satışını yaptığı ve servis vermekle yükümlü olduğu mal ve hizmetler için pratik Servis Yönetimi modülü ile servis verilen mallar, müşteriler ve servise gelen ürünlerin durumları, yapılıp yapılmadığı, teslimatları, servis sonuçları gibi işlemler takip edilir. Müşteri ve ürünlerin servis hikayeleri geçmişi izlenebilmektedir.

 

ENVANTER DİJİTAL VARLIKLAR

Şirketi Duran Varlıkları ile Dijital Envanteri yani Yazılımlar, CD ler, Lisans Belgeleri, Seri Noları, Garanti Belgeleri ile Zimmetlenen kişiler ve sorumluları kayıt edilerek şirketin varlıkları kayıt altına alınır ve izlenebilir.

 

DÖKÜMANLAR BELGELER

Şirkete ait bütün belgeler, dökümanlar, katalog, teknik bilgiler, sözleşmeler, pdf, word, text, excel, resim gibi formatlarda saklanır. Kullanıcılar yetkilerine göre ilgili belgelere ulaşabilir. Belgeler ve dökümanlar güncellendikçe ilgili belgelerin revizyonları ile birlikte önceki belgelerle birlikte izlenmesi mümkün olur. Arandığında bulunamayan, kayıp olan bilgi ve belgelerin dijital kopyaları sistemede kayıtlı olarak durur ve kullanılabilir.

 

İŞ PLANLAMA - AJANDA

İş planlaması, toplantılar, görüşmeler gibi etkinliklerin tümü sistemde ileriye dönük olarak takvim ve saat ve yerleri itibari ile kayıt edilir. Revizyon edilebilir. Erteleme, iptal ve gerçekleşen etkinlikler takip edilir. Kimlerin bu etkinliklere katılacağı, katıldığı, sorumlular gibi bilgiler kayıt edilir ve rporlanabilir. Ajanda vasıtası ile şirketin bütün etkinlik süreçleri geçmişi ve gelecek planı sistemden izlenebilmektedir.

 

MESAJLAR

SMS, Mail gibi iletişim araçları ile müşteri ve potansiyel müşterilere mesajlar gönderilebilir. Kutlamalar, kampanyalar ve benzeri duyurular bu kanaldan yapılabilir. Kaç defa, kimlere, ne mesajlar gönderilmiş ise tarih ve saati ile birlikte mesaj geçmişlerinin tümü kayıt altına alınır. Böylece kimlerin ne zaman kimlere ne masaj gönderdiği kayıt altında olduğundan, şirket içinde iletişim konusundaki uyuşmazlıkların önüne geçilmiş olur. Toplu ve İzinli Mailing yapılmak istenmesi halinde, firmanın çalışacağı kurumsal hizmet aldığı firmaların sistemlerine API entegrasyonları yapılabilmektedir. Benzer olarak, Dijital Fax hizmetleri için API entegrasyonları opsiyonel olarak yapılmaktadır.

 

RAPORLAR

CRM modüllerine ait rapor seçenekleri, kullanıcı tanımlı raporlar bulunmaktadır. Ayrıca opsiyonel olarak Dashboard modülleri sunulmaktadır.

 

ENTEGRASYON

Diğer ERP yazılımları ile entegrasyonlar, web servisler yapılabilmektedir. Veri aktarımı yapılabilir. Mevcut kayıtlar Excel, Text gibi formatlarda dışarıya aktarılabilmekte veya içeriye aktarılabilmektedir.